اسناد مثبته حسابداری

اسناد مثبته حسابداری

اسناد مثبته (اسناد ثابت کننده):

در حسابداری مجموعه اسناد و مدارکی را که دلالت بر وقوع یک معامله و یا یک رویداد مالی نماید اسناد مثبته نامیده می‌شوند مانند فیش آب و برق و گاز و تلفن فیش بانکی فاکتور خرید و فروش و… لازم به ذکراست اسناد مثبته حتماً نباید چاپی ودارای شکل بخصوصی باشند. بلکه شکل اسناد متنوع وگاهاً دست نویس است. دلایل اهمیت اسناد مثبته این است که اولاً مبنای تجزیه و تحلیل و ثبت رویداد مالی در اسناد و مدارک و دفاتر قانونی می‌باشند و ثانیاً به منظور پیگیری‌های بعدی لازم می‌باشند. اسناد مثبته حتما بایستی واضح روشن باشند. به عبارت دیگر اسناد و مدارک مثبته اسناد و مدارکی هستند که بر وقوع معامله یا رویداد مالی مشخصی دلالت دارند. این مدارک نشان دهنده تاریخ، مبلغ، ماهیت معامله و سایر اطلاعات مورد نیاز هستند و جهت ثبت رویدادهای مالی در سیستم حسابداری آن‌ها مبنای تجزیه و تحلیل و ثبت به کار می‌روند. اسناد مثبته درحسابداری از اهمیت خاصی برخوردارند به دلیل آنکه اولاً رویدادهای مالی در مدارک و دفاتر حسابداری هستند، ثانیاً برای پیگیری و رسیدگی های بعدی و هم چنین در مواقع لزوم جهت احقاق حقوق مؤسسه و دفاع از عملکرد مدیران و کارکنان مؤسسه مورد استفاده قرار می گیرند. نکته قابل توجه این است که اسناد مثبته باید واضح، معتبر و مکفی باشند تا حسابداران و سایر اشخاص بتوانند به آن‌ها استناد نمایند.

برخی از اسناد مثبته که در حسابداری مورد استفاده است به شرح ذیل است:

فاکتور فروش، رسید بانکی، قبض انبار، رسید صندوق و قبض آب و برق

۱)رسید پرداخت وجه : این فرم توسط صندوقدار موسسه مورد استفاده قرار می گیرد .به وسیله این فرم بابت هر مبلغی که از محل صندوق پرداخت می شود از دریافت کننده وجه ، رسید اخذ می شود.شکل آن به طور نمونه به شرح ذیل است :

شرکت ……………

دستور پرداخت وجه

شماره سریال:

تاریخ :

بدینوسیله تائید می شود مبلغ ………………………………… ریال بابت ………………………………. در تاریخ …………………… به ……………………………………………….. توسط صندوق شرکت پرداخت گردید.دریافت کننده نیز با امضای ذیل این برگه دریافت این مبلغ را تائید می نماید.

صندوقدار مدیرمالی دریافت کننده

۲)فاکتور : وقتی کالایی به فروش می رود لازم است فروشنده ، فاکتور فروش را صادر نماید که این فاکتور برای خریدار به عنوان فاکتور خرید و برای فروشنده به عنوان فاکتور فروش می باشد.البته برای فروش خدمات نیز فاکتور فروش خدمات صادر می شود.براساس دستورالعمل سازمان امورمالیاتی کشور،فرمت فاکتور باید به شکل ذیل باشد :

فاکتور فروش

فروشنده

نام شرکت

کداقتصادی

شماره

آدرس

تلفن

تاریخ

کدپستی

فاکس

پیوست

خریدار

نام شرکت

کداقتصادی

شماره ملی

آدرس

تلفن

شماره ثبت

کدپستی

فاکس

شرح کالا

تعداد

واحد

نرخ

جمع

درصد

تخفیف

خالص

ارزش افزوده

مبلغ کل

جمع

مهروامضای فروشنده

مهر و امضای خریدار

کارشناس بازرگانی مدیربازرگانی مدیرمالی

۳)دستور پرداخت چک :به وسیله این فرم بابت هر چکی که پرداخت می شود از دریافت کننده چک ، رسید اخذ می شود.شکل آن به طور نمونه به شرح ذیل است :

شرکت ……………

دستور پرداخت چک

شماره سریال:

تاریخ :

دریافت کننده :

بابت :

ردیف

شماره چک

بانک

شعبه

شماره حساب

تاریخ سررسید

مبلغ چک

۴)رسید انبار : به آن قبض انبار نیز می گویند و این قبض بابت تمامی کالاهایی که وارد انبار می شود صادر می گردد.شکل آن به طور نمونه به شرح ذیل است :

شرکت …..

رسید انبار

شماره سریال :

فروشنده:

تاریخ :

ردیف

نام کالا

تعداد

واحد

توضیحات

۱

۲

۳

۴

۵

امضای انباردار

امضای مسئول خرید

۵)حواله انبار :برای خروج هر کالایی از انبار باید ابتدا درخواست کتبی صورت بگیرد و مقام مجاز نیز ذیل برگه درخواست کالارا امضا نماید.بعد از تکمیل فرم درخواست کالا،درخواست کننده و یا نماینده ایشان به انبار مراجعه می نماید و کالاهای مورد درخواست را به شرط موجود بودن در انبار،دریافت می کند.در موقع تحویل کالا به درخواست کننده باید فرم حواله انبار تکمیل شود و از تحویل گیرنده کالاها نیز امضای لازم اخذ شود.در برخی از شرکتها،فرم درخواست کالا و حواله انبار با یکدیگر تجمیع می شوند و شکل آن به طور نمونه به شرح ذیل است :

شرکت ……………

درخواست و تحویل کالا

از واحد :

شماره حواله :

تاریخ :

ردیف

نام کالا

واحد

تعداددرخواست

تعداد تحویل

توضیحات

درخواست کننده تائید کننده انباردار تحویل گیرنده

About علی ملاح

با سلام علی ملاح هستم دارای مدرک تحصیلی کارشناسی حسابداری از استان بوشهر

موارد جالب

حصه جاری بدهی های بلند مدت

حصه جاری بدهی های بلند مدت

جواب مسئله | حصه جاری وام بلند مدت آن قسمت از وام می باشد که ...

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *